- De Warande is geopend op weekdagen vanaf 9 uur. Vergaderzalen zijn beschikbaar vanaf 8.30 tot 19 uur tijdens weekdagen (en tot 17 uur op vrijdag). De Warande is geopend in het weekend mits reservatie.
- Indien een Warandelid een reservatie maakt, dient dit lid gedurende het hele evenement persoonlijk aanwezig te zijn.
- De Warande is enkel toegankelijk voor Warandeleden en hun genodigden. Personen die niet vergezeld zijn van een Warandelid kunnen de toegang worden ontzegd.
- De Warande is gelegen tegenover de Ambassade van de Verenigde Staten van Amerika. Wanneer leden en hun gasten de Zinnerstraat betreden zijn veiligheidscontroles steeds mogelijk. De Warandeleden en hun gasten identificeren zichzelf als bezoeker van De Warande.
- Warandeleden zijn steeds verantwoordelijk voor hun genodigden.
- Warandeleden melden zich spontaan aan bij het binnenkomen van de club (aan de desk in de gang of aan het onthaal). Inschrijven in het gastenboek is verplicht.
- Het Nederlands is de voertaal in De Warande. Gasten kunnen de taal van hun keuze gebruiken.
- In De Warande is het dragen van stadskledij of ‘business casual’ kleding de regel. Sportschoenen en jeans zijn niet toegelaten. Een das is optioneel.
- De Warande heeft geen vestiairedienst. Warandeleden en hun gasten worden verzocht om zelf hun overjas in de vestiaire te hangen. De Warande vraagt met aandrang om geen jassen of vesten op stoelen te hangen. De Warande is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van zaken die in de vestiaire worden achtergelaten. Waardevolle zaken kunnen gratis opgeborgen worden in een afgesloten locker aan de vestiaire.
- Heren worden verzocht om hun kostuumvest steeds aan te houden. Uitzondering op deze regel kan alleen door de maître d’hôtel worden toegestaan (bv. bij warm weer).
- In het restaurant worden zakelijke documenten, rugzakken of laptoptassen vermeden. Deze zijn wel toegelaten in de Lounge of de vergaderzalen.
- In de lounge en vergaderzalen is het gebruik van laptop, tablet of smartphone toegelaten. Dit gebruik is enkel toegestaan zolang het niet storend kan worden ervaren door andere gasten en leden. Aan de leden en hun gasten wordt met aandrang gevraagd om hun draagbare toestellen niet te gebruiken aan tafel, uit respect voor de spreker en de andere Warandeleden en hun gasten.
- Behoudens uitdrukkelijke voorafgaandelijke toestemming, is de parking van De Warande enkel toegankelijk voor Warandeleden.
- De Warande is gelegen tegenover de Ambassade van de Verenigde Staten van Amerika. Veiligheidscontroles zijn steeds mogelijk bij het inrijden van de Zinnerstraat. Gelieve de aanwijzingen van het beveiligingspersoneel strikt op te volgen.
- Men kan de parking bereiken via de controlepost van de Ambassade van de Verenigde Staten van Amerika aan de ingang van de Zinnerstraat langs de Hertogsstraat. De Zinnerstraat is niet bereikbaar via de Regentlaan.
- Omdat de plaatsen beperkt zijn, wordt gevraagd om een parkeerplaats steeds op voorhand te reserveren. Gasten van leden verwijzen wij graag door naar Interparking Wet, op vijf minuten wandelen van De Warande.
- De Warande beschikt over drie laadpunten voor elektrische wagens. Indien men hiervan gebruik wenst te maken, dient men dit te melden bij het reserveren van de parkeerplaats.
- Tijdens de middagservice (11.30 tot 14.30 uur) en ’s avonds bij Warandeactiviteiten (18.30 tot 23 uur) is er een voiturier aanwezig aan de ingang van de Zinnerstraat.
- De Warande is een rookvrij gebouw. Dit wil zeggen dat er binnen de buitenmuren van De Warande niet gerookt mag worden; ook niet in de tuin of op het terras. Dit geldt eveneens voor elektronische sigaretten.
- Bij reservatie van een salon is het plaatsen van publiciteit enkel toegelaten in het desbetreffende salon. Publiciteit plaatsen in de gemeenschappelijke ruimtes is niet toegelaten.
- Ter bevordering van een open discussie geldt in De Warande de Chatham House Rule. Bij deelname aan een Warandeactiviteit, zijn de deelnemers vrij om de ontvangen informatie te gebruiken, maar zij mogen de identiteit van de spreker niet onthullen en dienen er zorg voor te dragen dat uitspraken en stellingen niet zijn te herleiden tot een individuele deelnemer aan deze activiteit.
- Warandeleden worden geacht de inhoud van dit reglement te kennen en de regels te respecteren. Leden zijn ervoor verantwoordelijk deze regels ook aan hun gasten kenbaar te maken.
Reserveringsvoorwaarden
- Na een vraag hiertoe van een Warandelid, wordt door De Warande een offerte opgemaakt. Deze offerte wordt opgesteld op basis van de informatie gegeven door het Warandelid omtrent het geplande event: de datum, het tijdstip, de zaal, de formule, de facturatiegegevens enz
Bij het aanvaarden van de offerte, moet De Warande beschikken over de juiste facturatiegegevens inclusief alle vereiste vermeldingen die u op de factuur wenst. Onjuiste gegevens die leiden tot een herfacturatie, zullen aanleiding geven tot het aanrekenen van een extra administratiekost.
Elke reservatie lopende vanaf 17:30 wordt beschouwd als een 'avondreservatie'. Voor deze reservaties geldt dat een toeslag van 25% op de reservatiekost wordt aangerekend en een minimum van 15 personen aanwezig moeten zijn (lid inbegrepen). Indien deze voorwaarde niet wordt vervuld, zullen er toch automatisch een kost van 15 menu's aangerekend worden. Daarenboven kan er tijdens avondreservaties enkel een champagne en een deluxe champagneformule als aperitief geserveerd worden.
Het drankenforfait geldt gedurende de gehele consumptie van het afgesproken menu. Na het dessert en de aansluitende koffie, vervalt het drankenforfait. Er kan hierna geopteerd worden voor à la carte of open-barformule.
Ten laatste 3 werkdagen voor de reservatie moeten alle allergieën, intoleranties en restricties doorgegeven worden. Hiermee wordt steeds, in de mate van het mogelijke, rekening gehouden. Alle wijzigingen die niet tijdig worden doorgegeven, zullen aanleiding geven tot een meerkost.
- Er wordt een optie gehouden tot tien werkdagen na het versturen van de offerte naar het Warandelid.
Wordt de offerte door het Warandelid binnen die tijd niet bevestigd, dan vervalt de optie.
Wordt de offerte tijdig door het Warandelid bevestigd door het ondertekend terugsturen ervan of per mail te bevestigen, dan wordt een bestelbon opgestuurd naar het Warandelid met de vraag om een voorschot te betalen. De Warande ontvangt binnen de twee weken na de verzending ervan de ondertekende bestelbon alsook het voorschot van het Warandelid, bij gebreke waaraan de optie vervalt.
- De reservering is definitief vanaf de tijdige bevestiging van de offerte/bestelbon en de betaling van het voorschot
- Ten laatste 10 dagen vóór het event wordt het precieze menu voorgesteld aan het Warandelid.
Na bevestiging en aanvaarding van het voorgestelde menu is de keuze definitief. Wijzigingen aan het menu kunnen tot ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur, doch voor elke wijziging kan een supplement worden aangerekend.
- Het precieze aantal deelnemers moet ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur doorgegeven zijn. Wordt het precieze aantal niet tijdig doorgegeven;
en is het aantal deelnemers in werkelijkheid kleiner dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt voor de facturatie achteraf enkel rekening gehouden met het aantal deelnemers dat werd doorgegeven op het moment van de reservering;
en is het aantal deelnemers in werkelijkheid groter dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan zal De Warande trachten hieraan in de mate van het mogelijke nog tegemoet te komen, zonder dat het Warandelid recht zal hebben op enige vergoeding indien er geen wijzigingen meer mogelijk blijken. In elk geval wordt voor de facturatie rekening gehouden met de werkelijke kostprijs.
- De eventuele benodigde technische ondersteuning (microfoons, beamer, scherm, laptop enz.) moet ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur doorgegeven zijn. Gebeurt dit niet, dan wordt er geen materiaal voorzien.
- Diensten die niet expliciet en tijdig werden besteld door het Warandelid bij De Warande, zullen niet worden geleverd.
Verloop van het event
- Tijdens het event geldt het Huishoudelijk Reglement van De Warande. Dit Huishoudelijk is bijgevoegd bij deze algemene voorwaarde.
- Tijdens het event is het Warandelid waaraan de factuur wordt bezorgd verplicht aanwezig. Zo niet, dan behoudt De Warande zich het recht voor het event stop te zetten, waarbij evenwel al het bestelde conform de offerte en de bestelbon verschuldigd zal blijven door dit Warandelid. Het Warandelid in kwestie is ook aansprakelijk voor alle eventuele schade die zijn gasten zouden veroorzaken.
- Het Warandelid zal desgevallend de sleutel van het hoofdgebouw ontvangen voor het gebruik van het sanitair voor mindervaliden. Dit geeft uitsluitend recht tot toegang naar dit sanitair. Het Warandelid in kwestie is aansprakelijk voor alle eventuele schade veroorzaakt door misbruik van deze toegang.
- Het Warandelid waaraan de factuur wordt bezorgd is verantwoordelijk voor het toepassen van de op grond van de wettelijke reglementering geldende geluidsnormen. In geval van overschrijding van deze geluidsnormen zijn gebeurlijke boetes en/of andere sancties ten laste van het Warandelid. Het Warandelid zal De Warande in deze integraal vrijwaren.
Als er door de bevoegde instanties gevraagd wordt om het geluidsniveau te verlagen zal het Warandelid hieraan onmiddellijk gevolg geven. Worden de geldende geluidsnormen herhaaldelijk overschreden, dan heeft De Warande het recht om na een verwittiging het event stop te zetten.
- Indien vereist in het kader van zijn/haar event dient het Warandelid zelf in te staan voor het indienen van een aangifte bij SABAM en het betalen van de nodige vergoedingen aan SABAM. Doet het Warandelid dit niet, dan zijn gebeurlijke boetes volledig ten laste van het Warandelid. Het Warandelid zal De Warande in deze integraal vrijwaren.
Verzekering en overmacht
- De Warande is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke spullen van het Warandelid of zijn gasten, noch voor ongevallen.
- Het Warandelid staat in voor de opruim van eigen goederen in het gehuurde salon (bijvoorbeeld publiciteit die het Warandelid aanbracht in het gehuurde salon, persoonlijke spullen achtergelaten door gasten, enz.). De Warande zal het Warandelid de mogelijkheid geven achtergelaten eigen goederen af te halen, zonder dat De Warande aansprakelijk kan gesteld worden voor verloren gegane eigen goederen.
- De Warande behoudt zich het recht voor om, wanneer nodig, het event te laten doorgaan in een andere zaal of in een ander salon dan overeengekomen, conform de aangegeven capaciteit. Het Warandelid heeft geen recht op compensatie hiervoor.
- Wanneer De Warande door een geval van overmacht het event niet kan laten doorgaan, dan zal zij het Warandelid in kwestie hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen. Het Warandelid en zijn/haar gasten hebben hiervoor geen recht op compensatie.
Betalingsvoorwaarden
- Alle prijzen vermeld in het Aanbod zijn exclusief btw.
- De facturen worden steeds opgesteld op naam en op het adres van het Warandelid, tenzij anders schriftelijk meegedeeld en aanvaard door De Warande.
- Elke wijziging in de facturatiegegevens zoals door het Warandelid doorgegeven op het moment van de opmaak van de offerte, dienen onmiddellijk aan De Warande te worden doorgegeven. Gebeurt dit niet, dan kan De Warande rechtsgeldig een factuur opstellen op basis van de gegevens zoals ontvangen op het moment van de opmaak van de offerte.
- Alle betalingen dienen te gebeuren op het rekeningnummer en voorzien van de mededeling vermeld op de factuur die door De Warande aan het Warandelid wordt bezorgd.
- Voor de eindafrekening en eindfactuur wordt rekening gehouden met het aantal gasten zoals doorgegeven ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur. Wordt het precieze aantal niet tijdig doorgegeven:
- en is het aantal deelnemers in werkelijkheid kleiner dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt voor de facturatie enkel rekening gehouden met het aantal deelnemers dat werd doorgegeven op het moment van de reservering;
- en is het aantal deelnemers in werkelijkheid groter dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt de werkelijke kostprijs aangerekend.
- De eindfactuur is te betalen binnen de tien dagen na de factuurdatum. In geval van laattijdige betaling, heeft De Warande recht op een intrest van 12% per jaar. Deze intrest loopt vanaf de vervaldag van de factuur en zonder dat daarvoor een ingebrekestelling vereist is. De Warande heeft daarnaast ook recht op een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het factuurbedrag, met een minimum van 250,00 EUR. Deze forfaitaire schadevergoeding is verschuldigd vanaf de vervaldag van de factuur en zonder dat daarvoor een ingebrekestelling vereist is.
Annuleringsvoorwaarden
- Annuleren van een reservering kan kosteloos tot vijftien werkdagen vóór de datum van het geplande event.
- Bij annuleren van de reservering van de veertiende werkdag tot de zevende werkdag vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van de vaste reserveringskost van de betreffende ruimte(s), een afwijkende berekening volgens minimumbezetting is bij een annulering niet van toepassing.
- Bij annuleren van de reservering van de zesde werkdag tot 72 uur vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van de vaste reserveringskost van de betreffende ruimte(s) en 25,00 EUR per persoon aangegeven in de laatste communicatie, indien er catering werd gereserveerd.
- Bij annuleren van de reservering minder dan 72 uur vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van het voorziene facturatiebedrag.
Warande-activiteiten
- De hierboven vermeldde regels gelden evenzeer voor wat betreft de door De Warande georganiseerde activiteiten (de Warandeactiviteiten).
- Annuleren van een inschrijving op een Warandeactiviteit kan kosteloos gebeuren tot op de derde werkdag om 12u vóór de datum waarop de Warandeactiviteit doorgaat. Bij latere annulering blijft het inschrijvingsgeld integraal verschuldigd.
- Wanneer De Warande door een geval van overmacht de Warandeactiviteit niet kan laten doorgaan, dan zullen de betrokken Warandeleden hiervan zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht. Het Warandelid of zijn/haar gasten hebben hiervoor geen recht op enige compensatie.
Klachten en betwistingen
- Iedere klacht met betrekking tot de organisatie door De Warande moet binnen de 48 uren na afloop van het event schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan De Warande. De Warande zal deze klacht beoordelen en kan desgevallend een tegemoetkoming voorstellen. Met klachten ontvangen buiten de termijn van 48 uren wordt geen rekening gehouden.
In geval van betwistingen zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd.