Algemene voorwaarden
1.
De rechtsverhouding tussen De Warande, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Zinnerstraat 1, met ondernemingsnummer 0433.458.554, en het Warandelid, wordt beheerst door onderhavige algemene voorwaarden, de offerte, de bestelbon, de facturen en de eventuele bijzondere voorwaarden (hierna gezamenlijk aangeduid als ‘de Overeenkomst’). Bij tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van deze verschillende documenten, heeft het meest recente document voorrang. De Overeenkomst vernietigt en vervangt alle schriftelijke of mondelinge contracten, voorstellen en verbintenissen die betrekking hebben op hetzelfde voorwerp en die aan de datum van deze Overeenkomst zouden voorafgaan. De Overeenkomst heeft voorrang op de algemene en/of andere voorwaarden van het Warandelid, zelfs indien deze bepalen dat zij als enige gelden. Afwijkingen ten opzichte van de Overeenkomst zijn slechts mogelijk na voorafgaande en schriftelijke toestemming van De Warande. De Warande behoudt zich het recht voor om de bepalingen van de Overeenkomst te wijzigen.
Reserveringsvoorwaarden
2.
Na een vraag hiertoe van een Warandelid, wordt door De Warande een offerte opgemaakt. Deze offerte wordt opgesteld op basis van de informatie gegeven door het Warandelid omtrent het geplande event: de datum, het tijdstip, de zaal, de formule, de facturatiegegevens enz
Bij het aanvaarden van de offerte, moet De Warande beschikken over de juiste facturatiegegevens inclusief alle vereiste vermeldingen die u op de factuur wenst. Onjuiste gegevens die leiden tot een herfacturatie, zullen aanleiding geven tot het aanrekenen van een extra administratiekost.
Ook het opsplitsen van facturen zal leiden tot een extra administratiekost.
Elke reservatie lopende vanaf 17:30 wordt beschouwd als een ‘avondreservatie’. Voor deze reservaties geldt dat een toeslag van 25% op de reservatiekost wordt aangerekend en een minimum van 15 personen aanwezig moeten zijn (lid inbegrepen). Indien deze voorwaarde niet wordt vervuld, zal er toch automatisch een kost van 15 menu’s aangerekend worden. Daarenboven kan er tijdens avondreservaties enkel een champagne en een deluxe champagneformule als aperitief geserveerd worden.
Het drankenforfait geldt gedurende de gehele consumptie van het afgesproken menu. Na het dessert en de aansluitende koffie, vervalt het drankenforfait. Er kan hierna geopteerd worden voor dranken à la carte of open-barformule.
Ten laatste 5 werkdagen voor de reservatie moeten alle allergieën, intoleranties en restricties doorgegeven worden. Hiermee wordt steeds, in de mate van het mogelijke, rekening gehouden. Alle wijzigingen die niet tijdig worden doorgegeven, zullen aanleiding geven tot een meerkost. Een extra menu zal aangerekend worden wanneer de dag zelf nog restricties worden doorgegeven.
3.
Er wordt een optie gegeven tot tien werkdagen na het versturen van de offerte naar het Warandelid.
Wordt de offerte door het Warandelid binnen die tijd niet bevestigd, dan vervalt de optie.
Wordt de offerte tijdig door het Warandelid bevestigd door het ondertekend terugsturen ervan of per mail te bevestigen, dan wordt een bestelbon opgestuurd naar het Warandelid met de vraag om een voorschot te betalen. De Warande ontvangt binnen de twee weken na de verzending ervan de ondertekende bestelbon alsook het eventuele voorschot van het Warandelid, bij gebreke waaraan de optie vervalt.
De reservering is definitief vanaf de tijdige bevestiging van de offerte/bestelbon.
4.
Ten laatste 10 dagen vóór het event wordt het precieze menu voorgesteld aan het Warandelid.
Na bevestiging en aanvaarding van het voorgestelde menu is de keuze definitief. Wijzigingen aan het menu kunnen tot ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur, doch voor elke wijziging kan een supplement worden aangerekend.
5.
Het precieze aantal deelnemers moet ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur doorgegeven zijn. Wordt het precieze aantal niet tijdig doorgegeven;
en is het aantal deelnemers in werkelijkheid kleiner dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt voor de facturatie achteraf enkel rekening gehouden met het aantal deelnemers dat werd doorgegeven op het moment van de reservering;
en is het aantal deelnemers in werkelijkheid groter dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan zal De Warande trachten hieraan in de mate van het mogelijke nog tegemoet te komen, zonder dat het Warandelid recht zal hebben op enige vergoeding indien er geen wijzigingen meer mogelijk blijken. In elk geval wordt voor de facturatie rekening gehouden met de werkelijke kostprijs.
6.
De eventuele benodigde technische ondersteuning (microfoons, beamer, scherm, laptop enz.) moet ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur doorgegeven zijn. Gebeurt dit niet, dan kan de technische ondersteuning niet gegarandeerd worden.
7.
Diensten die niet expliciet en tijdig werden besteld door het Warandelid bij De Warande, zullen niet worden geleverd.
8.
Voor groepen van meer dan 120 personen, dient De Warande mogelijks materiaal te huren. Deze meerkost zal toegevoegd worden aan de factuur.
Verloop van het event
9.
Tijdens het event gelden de Huisregels van De Warande. Deze worden bijgevoegd bij deze Algemene Voorwaarden.
10.
Tijdens het event is het Warandelid, waaraan de factuur wordt bezorgd, verplicht aanwezig. Zo niet, dan behoudt De Warande zich het recht voor het event stop te zetten, waarbij evenwel al het bestelde conform de offerte en de bestelbon verschuldigd zal blijven door dit Warandelid. Het Warandelid in kwestie is ook aansprakelijk voor alle eventuele schade die zijn/haar gasten zouden veroorzaken.
11.
Het Warandelid zal desgevallend de sleutel van het hoofdgebouw ontvangen voor het gebruik van het sanitair voor mindervaliden. Dit geeft uitsluitend recht tot toegang naar dit sanitair. Het Warandelid in kwestie is aansprakelijk voor alle eventuele schade veroorzaakt door misbruik van deze toegang.
12.
Het Warandelid waaraan de factuur wordt bezorgd is verantwoordelijk voor het toepassen van de op grond van de wettelijke reglementering geldende geluidsnormen. In geval van overschrijding van deze geluidsnormen zijn gebeurlijke boetes en/of andere sancties ten laste van het Warandelid. Het Warandelid zal De Warande in deze integraal vrijwaren.
Als er door de bevoegde instanties gevraagd wordt om het geluidsniveau te verlagen zal het Warandelid hieraan onmiddellijk gevolg geven. Worden de geldende geluidsnormen herhaaldelijk overschreden, dan heeft De Warande het recht om na een verwittiging het event stop te zetten.
Verzekering en overmacht
13.
De Warande is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke spullen van het Warandelid of zijn gasten, noch voor ongevallen.
14.
Het Warandelid staat in voor de opruim van eigen goederen in het gehuurde salon (bijvoorbeeld publiciteit die het Warandelid aanbracht in het gehuurde salon, persoonlijke spullen achtergelaten door gasten, enz.). De Warande zal het Warandelid de mogelijkheid geven achtergelaten eigen goederen af te halen, zonder dat De Warande aansprakelijk kan gesteld worden voor verloren gegane eigen goederen.
15.
De Warande behoudt zich het recht voor om, wanneer nodig, het event te laten doorgaan in een andere zaal of in een ander salon dan overeengekomen, conform de aangegeven capaciteit. Het Warandelid heeft geen recht op compensatie hiervoor.
16.
Wanneer De Warande door een geval van overmacht het event niet kan laten doorgaan, dan zal zij het Warandelid in kwestie hiervan zo snel mogelijk op de hoogte brengen. Het Warandelid en zijn/haar gasten hebben hiervoor geen recht op compensatie.
Betalingsvoorwaarden
17.
Alle prijzen vermeld in het Aanbod zijn exclusief btw.
18.
De facturen worden steeds opgesteld op naam en op het adres van het Warandelid, tenzij anders op voorhand schriftelijk meegedeeld en aanvaard door De Warande.
19.
Elke wijziging in de facturatiegegevens zoals door het Warandelid doorgegeven op het moment van de opmaak van de offerte, dienen onmiddellijk aan De Warande te worden doorgegeven. Gebeurt dit niet, dan kan De Warande rechtsgeldig een factuur opstellen op basis van de gegevens zoals ontvangen op het moment van de opmaak van de offerte.
20.
Alle betalingen dienen te gebeuren op het rekeningnummer en voorzien van de mededeling vermeld op de factuur die door De Warande aan het Warandelid wordt bezorgd.
21.
Voor de eindafrekening en eindfactuur wordt rekening gehouden met het aantal gasten zoals doorgegeven ten laatste vijf werkdagen vóór de datum van de reservering om 10 uur. Wordt het precieze aantal niet tijdig doorgegeven:
- – en is het aantal deelnemers in werkelijkheid kleiner dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt voor de facturatie enkel rekening gehouden met het aantal deelnemers dat werd doorgegeven op het moment van de reservering;
- – en is het aantal deelnemers in werkelijkheid groter dan het aantal zoals doorgegeven op het moment van de reservering, dan wordt de werkelijke kostprijs aangerekend.
22.
De eindfactuur is te betalen binnen de tien dagen na de factuurdatum. In geval van laattijdige betaling, heeft De Warande recht op een intrest van 12% per jaar. Deze intrest loopt vanaf de vervaldag van de factuur en zonder dat daarvoor een ingebrekestelling vereist is. De Warande heeft daarnaast ook recht op een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het factuurbedrag, met een minimum van 250,00 EUR. Deze forfaitaire schadevergoeding is verschuldigd vanaf de vervaldag van de factuur en zonder dat daarvoor een ingebrekestelling vereist is.
Annuleringsvoorwaarden
23.
Annuleren van een reservering kan kosteloos tot vijftien werkdagen vóór de datum van het geplande event.
24.
Bij annuleren van de reservering van de veertiende werkdag tot de zevende werkdag vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van de vaste reserveringskost van de betreffende ruimte(s), een afwijkende berekening volgens minimumbezetting is bij een annulering niet van toepassing.
25.
Bij annuleren van de reservering van de zesde werkdag tot 72 uur vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van de vaste reserveringskost van de betreffende ruimte(s) en 25,00 EUR per persoon aangegeven in de laatste communicatie, indien er catering werd gereserveerd.
26.
Bij annuleren van de reservering minder dan 72 uur vóór de datum van het event zal volgende vergoeding verschuldigd zijn aan De Warande: 100% van het voorziene facturatiebedrag.
Warande-activiteiten
27.
Annuleren van een inschrijving op een Warandeactiviteit kan kosteloos gebeuren tot op de vijfde werkdag om 12u vóór de datum waarop de Warandeactiviteit doorgaat. Bij latere annulering blijft het inschrijvingsgeld integraal verschuldigd.
28.
Wanneer De Warande door een geval van overmacht de Warandeactiviteit niet kan laten doorgaan, dan zullen de betrokken Warandeleden hiervan zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht. Het Warandelid of zijn/haar gasten hebben hiervoor geen recht op enige compensatie.
29.
Warandereizen: deze Algemene Voorwaarden zijn niet van toepassing op de reizen die in het kader van de Warandeactiviteiten worden georganiseerd voor Warandeleden en gasten. Voor deze reizen zullen bijzondere Voorwaarden gelden die desgevallend in de plaats worden gesteld van onderhavig document.
Klachten en betwistingen
30.
Iedere klacht met betrekking tot de organisatie door De Warande moet binnen de 48 uren na afloop van het event schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan De Warande. De Warande zal deze klacht beoordelen en kan desgevallend een tegemoetkoming voorstellen. Met klachten ontvangen buiten de termijn van 48 uren wordt geen rekening gehouden.
In geval van betwistingen zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd.
